【正しい日本語を一緒に勉強しよう】～電話のかけ方の巻

風魔

電話のかけ方の巻～こちらから電話をかける～　


基本型（１）
「○○と申しますが、お忙しいとこる申し訳ございません」
相手の仕事の手を止めることになるのですから、まず最初にこう言います。

基本型（2）
「○○と申しますが、いつもお世話になっております。恐れ入りますが、○○の○○様をお願いしたいのですが。」
部署名、担当者名を明確に伝えます。「いつもお世話にっています」は頻繁に使うフレーズなので、自然に口にできるようにしておきましょう。

時間の確認（１）
「今、お時間の方よろしいですか」
必ず”話しても大丈夫なのか”を確認します。

時間の確認（2）
「話が長くなりそうなのですが」
あらかじめ電話が長くなることがわかっている場合には、最初にその旨を伝えましょう。

かけ直す
「またのちほどこちらからかけ直します」
担当者が席をはずしていて、自分から時間を置いてかけ直すときにこう言います。

帰社予定を尋ねる
「何時ごろお帰りになられるのでしょうか」
「何時ごろ戻られますか」でもかまいません。

中断
「他の電話が入ってしまったようなので、また今度ゆっくり」

電話のかけ方の巻～電話を受ける～

基本型
「はい、○○です」
「お待たせいたしました」

名前を尋ねる
「失礼ですが（どちら様でしょうか）」  
相手が名乗らない場合、さりげなく尋ねます。

用件を聞く
「私○○と申します。確かに承りましたので」
伝言をうけたときには、自分の名前や所属をはっきりと名乗って、責任の所在を明らかにします。

聞き取りにくい電話
「お電話が遠いようなのですが」
雑音がひどい場合や、電話の音量が低いときにほこう言います。相手の声が小さかったり、発音が不明瞭な場合でも、あくまで”電話機の調子が悪いせいで聞き取りにくい”という表現にするのが礼儀です。定型句です。

電話のかけ方の巻～電話の取次ぎ～


基本型
「○○様ですね、ただいま変わりますので少々お待ちください」
担当者に取り次ぐのと気は、必ずもう一度先方の名前を確認して「少々お待ちください」の一言を忘れずにつけ加えます。
「担当の者に代わりますので、少々お待ちください」
自分の担当外の用件でかかってきた電話を、担当部署に回す場合にはこのように言ってから保留します。

フォロー
「このまましばらくお待ちいただけますか」   
取り次ごうとした担当者が電話中だったり、長く待たせる場合、こう言ってから保留しにします。

いったん切る
「長引きそうですので、こちらから折り返しお電話いたしますが」
保留が長引きそうな場合は、こう言っていったん電話を切ります。

回ってきた電話
「お電話変わりました。○○ですが」
他の人から回ってきた電話を取るときには、話し手が変わったことを示すために、必ずこう言います。

間違い電話に対して
「どちらにおかけですか」

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